ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
ทีมรวมรายชื่อลูกค้าซ้ำหลังนำเข้าข้อมูล แต่แบบฟอร์มรอบถัดไปก็สร้างซ้ำอีก ช่องทางรับข้อมูลแต่ละทางจับคู่ไม่เหมือนกัน ชื่อคล้ายกันอาจถูกมองว่าเป็นลูกค้าคนเดียว ส่วนอีเมลที่เปลี่ยนอาจแยกลูกค้าเดิมเป็นคนใหม่
ตรวจอะไรเป็นอย่างแรก
- ระบุทุกทางที่สร้างข้อมูล ทั้งแบบฟอร์ม การนำเข้า ระบบเชื่อมต่อ และการกรอกเอง
- เทียบรหัสที่ใช้จับคู่ในแต่ละช่องทาง และตรวจผลเมื่อไม่มีรหัสดังกล่าว
ปรับกระบวนการอย่างไร
- กำหนดรหัสอ้างอิงที่คงที่ แยกระหว่างบุคคล บริษัท และคำขอบริการ
- ค้นหารายการเดิมด้วยกฎที่อนุมัติก่อนสร้างใหม่
- ส่งคู่ที่ไม่แน่ใจให้ตรวจ และบันทึกเหตุผลเมื่ออนุมัติรวมรายการ
ส่วนที่ระบบช่วยได้
ปรับรูปแบบข้อมูลทั่วไป ค้นหารหัสที่ตรงตามกฎ และทำเครื่องหมายคู่ที่อาจซ้ำให้คนตรวจได้
ส่วนที่ยังต้องให้คนดูแล
ไม่รวมอัตโนมัติเพียงเพราะชื่อคล้าย หรือเขียนทับข้อมูลขัดแย้ง การรวมที่ย้อนกลับยากต้องให้คนอนุมัติ
ประโยชน์และข้อควรระวัง
ประโยชน์ที่คาดหวัง
ตามประวัติการติดต่อได้ง่ายขึ้น เมื่อลูกค้ารายเดียวไม่กระจายหลายรายการ
ข้อแลกเปลี่ยน
กฎเข้มอาจเหลือรายการซ้ำ แต่กฎหลวมเสี่ยงรวมคนละราย ควรใช้คิวตรวจแทนการเดา
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
ทดสอบนำเข้าซ้ำ อีเมลร่วม อีเมลที่เปลี่ยน และบริษัทชื่อคล้าย ตรวจทั้งการป้องกันสร้างใหม่และการรักษาประวัติ