ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
การโทรสั้น ๆ กลับต้องส่งอีเมลหลายฉบับ เวลาที่เสนอผ่านไปก่อนอีกฝ่ายตอบ ผู้ประสานงานเปิดปฏิทินเดิมซ้ำ เพราะยังไม่ได้กำหนดระยะเวลาประชุม ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และช่วงรับจอง
ตรวจอะไรเป็นอย่างแรก
- แยกนัดทั่วไปออกจากนัดที่ต้องประสานเป็นกรณีพิเศษจริง ๆ
- บันทึกระยะเวลา ผู้เข้าร่วม เวลาทำงาน และการแจ้งล่วงหน้าของนัดมาตรฐาน
ปรับกระบวนการอย่างไร
- สร้างประเภทนัดที่มีวัตถุประสงค์และระยะเวลาชัดเจน
- เสนอเวลาว่างปัจจุบันแทนการคัดลอกเวลาใส่อีเมล
- คงช่องทางให้คนช่วยนัดเมื่อความต้องการไม่ตรงรูปแบบมาตรฐาน
ส่วนที่ระบบช่วยได้
เสนอเวลาตามกติกา เก็บข้อมูลเตรียมงานทั่วไป และส่งคำเชิญหลังจองสำเร็จได้
ส่วนที่ยังต้องให้คนดูแล
ลิงก์จองไม่ควรเปิดรายละเอียดลับในปฏิทิน หรือรับปากเวลาของผู้เชี่ยวชาญนอกกติกา
ประโยชน์และข้อควรระวัง
ประโยชน์ที่คาดหวัง
ลูกค้าเลือกเวลาที่ใช้ได้โดยไม่ต้องรอการประสานงานอีกหลายรอบ
ข้อแลกเปลี่ยน
ลิงก์ที่เคร่งเกินไปอาจไม่ช่วยคำขอซับซ้อน จึงควรติดต่อคนดูแลข้อยกเว้นได้
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
ทดสอบเวลาที่ถูกจองไปแล้ว การขอนัดกระชั้น และการขอประชุมนานกว่าปกติ ทุกกรณีต้องมีทางไปต่อที่เหมาะสม