ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
หน้าจองเสนอเวลาที่ชนกับนัดส่วนตัวหรือทรัพยากรส่วนกลาง ผู้ประสานงานต้องแก้เองและส่งนัดใหม่ให้ลูกค้า ปัญหาเกิดจากการถือว่าปฏิทินที่มองเห็นเพียงชุดเดียวแทนความพร้อมทั้งหมด
ตรวจอะไรเป็นอย่างแรก
- ระบุปฏิทินและทรัพยากรที่ต้องว่างสำหรับนัดแต่ละประเภท
- ตรวจว่ารายการไม่ว่าง การกันเวลาชั่วคราว และเวลาเดินทางถูกตีความสอดคล้องกันหรือไม่
ปรับกระบวนการอย่างไร
- กำหนดปฏิทินที่ตรวจเวลาชนและปฏิทินที่บันทึกนัดยืนยัน
- รวมห้อง อุปกรณ์ หรือผู้ร่วมงานอีกคน เมื่อบริการจำเป็นต้องใช้
- ตรวจเวลาว่างอีกครั้งก่อนยืนยัน และจัดการเหตุจองล้มเหลวหรือส่งซ้ำ
ส่วนที่ระบบช่วยได้
เสนอเวลาที่ตรงกติกา และสร้างนัดยืนยันเพียงรายการเดียวหลังตรวจผ่านได้
ส่วนที่ยังต้องให้คนดูแล
กรณีแย่งลำดับความสำคัญหรือขอแทนที่นัดเดิมต้องให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจ
ประโยชน์และข้อควรระวัง
ประโยชน์ที่คาดหวัง
เวลาที่เสนอสะท้อนข้อกำหนดของงาน ไม่ใช่แค่ช่องว่างในปฏิทินคนเดียว
ข้อแลกเปลี่ยน
การตรวจหลายปฏิทินอาจลดช่วงเวลาที่จองได้ จึงไม่ควรเพิ่มปฏิทินที่ไม่จำเป็นต้องกีดกันบริการ
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
ลองจองพร้อมกัน ห้องไม่ว่าง นัดส่วนตัว และบันทึกปฏิทินล้มเหลว หากบันทึกไม่สำเร็จต้องไม่แสดงว่ายืนยันแล้ว