ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
ลูกค้าตอบเพื่อนร่วมงานไปแล้ว แต่ยังได้รับข้อความอัตโนมัติถามเรื่องเดิม ลำดับเตือนไม่รู้ว่ามีคำตอบใหม่ กรอกบางส่วนแล้ว หรือขอพักเรื่องไว้ การเพิ่มระบบจึงทำให้บริการดูใส่ใจน้อยลง
ตรวจอะไรเป็นอย่างแรก
- เทียบเวลาส่งเตือนกับคำตอบที่เข้ามาและข้อมูลที่ยังขาดจริง
- หาชุดข้อความที่ยังทำงานแม้ยกเลิกเรื่อง ส่งข้อมูลครบ หรือเปลี่ยนผู้ติดต่อแล้ว
ปรับกระบวนการอย่างไร
- ใช้รายการข้อมูลที่ยังขาดเป็นต้นทางของข้อความติดตาม
- พักการเตือนเมื่อมีคำตอบจนกว่าจะตรวจ และหยุดเมื่อครบหรือยกเลิก
- จำกัดจำนวนครั้ง พร้อมผู้รับผิดชอบติดต่อต่อเมื่อลำดับสิ้นสุด
ส่วนที่ระบบช่วยได้
ส่งข้อความสั้นที่ระบุเฉพาะข้อมูลค้างล่าสุด ภายในเวลาติดต่อและช่องทางที่ตกลงไว้ได้
ส่วนที่ยังต้องให้คนดูแล
ไม่ตามซ้ำเมื่อเป็นข้อร้องเรียน และไม่ถือว่าความเงียบคือความยินยอม คนต้องดูแลข้อกำหนดที่โต้แย้งกัน
ประโยชน์และข้อควรระวัง
ประโยชน์ที่คาดหวัง
ติดตามงานประจำได้ตรงเวลา โดยไม่ปฏิบัติต่อลูกค้าเหมือนยังไม่เคยตอบอะไรเลย
ข้อแลกเปลี่ยน
การพักทุกครั้งที่ตอบอาจทำให้งานช้า หากไม่มีคนตรวจคิวที่พักไว้ จึงต้องมีเจ้าของคิว
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
ตอบระหว่างลำดับ ส่งข้อมูลเพียงบางส่วน แล้วขอยกเลิก ข้อความหลังจากนั้นต้องตรงกับสถานะทุกครั้ง