ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
ฝ่ายขายระบุว่าส่งงานแล้ว แต่ทีมบริการยังรอรายละเอียด ทั้งสองทีมเข้าใจว่าอีกฝ่ายต้องติดต่อลูกค้าต่อ ลูกค้าตกลงเริ่มงานแล้วแต่ไม่ทราบว่าจะเริ่มเมื่อไร
ตรวจอะไรเป็นอย่างแรก
- ไล่โครงการที่ล่าช้าและหาการดำเนินการล่าสุดที่มีเจ้าของชัดเจน
- ตรวจว่าทีมบริการส่งคืนงานที่ข้อมูลไม่ครบพร้อมเหตุผลให้ฝ่ายขายเห็นได้หรือไม่
ปรับกระบวนการอย่างไร
- ตกลงชุดข้อมูลส่งต่อและบทบาทผู้รับสำหรับแต่ละบริการ
- แยกสถานะส่งแล้ว รับแล้ว และรอข้อมูลออกจากกัน
- แจ้งลูกค้าตามขั้นตอนถัดไปจริง โดยไม่กำหนดวันเริ่มขึ้นเอง
ส่วนที่ระบบช่วยได้
รวบรวมข้อมูลรับงานที่อนุมัติ สร้างงานให้ทีมบริการ และขอให้ทีมปลายทางยืนยันรับได้
ส่วนที่ยังต้องให้คนดูแล
ระบบไม่ควรยืนยันกำลังรองรับงาน การเปลี่ยนขอบเขต หรือวันตามสัญญาแทนผู้มีอำนาจ
ประโยชน์และข้อควรระวัง
ประโยชน์ที่คาดหวัง
ทีมเห็นจุดที่งานขาดช่วงได้โดยไม่ต้องย้อนหาอีเมลทั้งสาย
ข้อแลกเปลี่ยน
ขั้นตอนยืนยันรับเพิ่มจุดตรวจ จึงควรตรวจเฉพาะความพร้อม ไม่สร้างคิวรออีกชั้น
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
ทดสอบการส่งครบ การส่งคืน ไม่มีเจ้าของปลายทาง และส่งซ้ำ ลูกค้าแต่ละรายควรมีรายการเริ่มงานปัจจุบันเพียงรายการเดียว