ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
ลูกค้าแจ้งสถานที่ให้ฝ่ายขาย กรอกในแบบฟอร์ม และถูกถามซ้ำก่อนนัดแรก แต่ละระบบเก็บข้อมูลคนละฉบับ ปัญหาที่ดูเหมือนข้อมูลไม่ครบจึงอาจเป็นการไม่ส่งต่อข้อมูลที่ยืนยันแล้ว
ตรวจอะไรเป็นอย่างแรก
- ระบุแหล่งข้อมูลปัจจุบันและผู้แก้ไขได้ของแต่ละช่องที่ถามซ้ำ
- แยกให้ออกว่าทีมหาไม่เจอ ไม่เชื่อถือข้อมูล หรือไม่มีสิทธิเปิดดู เพราะต้องแก้คนละทาง
ปรับกระบวนการอย่างไร
- เลือกแหล่งอ้างอิงหลักของข้อมูลทั่วไปแต่ละรายการ พร้อมเวลาที่ยืนยัน
- ส่งข้อมูลที่อนุมัติไปยังขั้นตอนถัดไป โดยเปิดให้แก้ไขได้
- ถามเฉพาะส่วนที่ขาดหรือเปลี่ยน ไม่ส่งแบบฟอร์มว่างให้เริ่มใหม่
ส่วนที่ระบบช่วยได้
เติมข้อมูลส่งต่องานจากแหล่งที่ยืนยัน และขอให้ตรวจเฉพาะรายการที่อาจเปลี่ยนแปลงได้
ส่วนที่ยังต้องให้คนดูแล
ต้องไม่เปิดเผยข้อมูลข้ามลูกค้า หรือใช้ชื่อคล้ายกันเป็นหลักฐานยืนยันตัวตน ข้อมูลอ่อนไหวต้องประเมินแยก
ประโยชน์และข้อควรระวัง
ประโยชน์ที่คาดหวัง
ลูกค้าตอบซ้ำน้อยลง และทีมเห็นที่มาของข้อมูลแต่ละค่า
ข้อแลกเปลี่ยน
การใช้ข้อมูลเก่าอาจส่งต่อข้อผิดพลาดเดิม จึงต้องกำหนดอายุข้อมูลและจุดที่ต้องให้คนยืนยัน
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
ทดสอบที่อยู่ที่เปลี่ยน ลูกค้าชื่อคล้ายกัน และไม่มีสิทธิข้อมูล ต้องไม่เติมค่าที่เดาหรือเป็นของลูกค้ารายอื่น