ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
ทุกสัปดาห์มีคนคัดวันที่ งานค้าง และอุปสรรคจากหลายเครื่องมือลงสไลด์ รายงานก็ล้าสมัยก่อนประชุมเริ่ม ต้องทำซ้ำเพราะยังไม่กำหนดโครงรายงานและข้อมูลต้นทาง
ตรวจอะไรเป็นอย่างแรก
- แยกส่วนที่ทำซ้ำเหมือนเดิมออกจากส่วนที่ต้องตัดสินใจหรือตีความ
- ระบุต้นทาง ช่วงเวลารายงาน และเจ้าของแก้ไขของตัวเลขหรือสถานะแต่ละค่า
ปรับกระบวนการอย่างไร
- กำหนดรายงานประจำขนาดพอดีด้วยช่องข้อมูลงานที่คงที่
- รวบรวมตามเวลาตัดข้อมูลที่ระบุ และเชื่อมกลับไปต้นทาง
- แยกข้อเท็จจริง ข้อมูลขาด และความเห็นที่ต้องตรวจ
ส่วนที่ระบบช่วยได้
รวบรวมอัปเดตโครงการที่อนุมัติ จัดร่างสรุป และแจ้งแหล่งข้อมูลล้มเหลวหรือช่องที่ขาดได้
ส่วนที่ยังต้องให้คนดูแล
ห้ามสร้างความคืบหน้า อธิบายสาเหตุล่าช้าที่โต้แย้งกัน หรือให้คะแนนพนักงานรายคน
ประโยชน์และข้อควรระวัง
ประโยชน์ที่คาดหวัง
ทีมใช้เวลาประชุมกับข้อยกเว้น แทนรวบรวมข้อมูลเดิม
ข้อแลกเปลี่ยน
รายงานประจำอาจยึดรูปแบบที่ไม่ช่วยงาน ควรตัดส่วนที่ไม่มีใครใช้ก่อนทำให้ผลิตง่ายขึ้น
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
เทียบร่างกับต้นทาง ณ เวลาตัดเดียวกัน รวมกรณีไม่มีอัปเดตและเชื่อมต่อไม่ได้ ต้องไม่แสดงว่าเป็นความคืบหน้าปกติ